手把手教你搭建电商模型-电商财务自动化

手把手教你搭建电商模型-电商财务自动化

电商财务自动化的前期准备

• 明确业务流程：对电商业务的各个环节进行详细梳理，包括但不限于订单处理、库存管理、采购、销售、退货、收款、付款等，明确每个环节涉及的财务事项和数据流向。
• 选择合适的工具和软件
  • 财务软件：挑选功能强大且适合电商业务的财务软件，如用友畅捷通 T+cloud、用友 YonSuite 等。这些软件通常支持与电商平台的集成，能实现数据的自动同步和处理。
  • 电商 ERP 系统：电商 ERP 系统可帮助整合多平台交易数据，实现财务流程自动化和智能分析，如慧策旺店通等。它能连接主流电商平台，自动抓取订单、退款、结算等交易数据，并整合物流费用、平台佣金等成本信息。

电商财务自动化模型搭建步骤

• 订单处理自动化
  • 数据对接：将财务软件或电商 ERP 系统与电商平台进行对接，通过 API 接口等技术，实现订单数据的自动导入。确保系统能够实时获取订单的详细信息，如订单编号、商品信息、数量、价格、客户信息等。
  • 自动生成凭证：设置系统规则，使系统能根据订单状态自动生成相应的财务凭证。例如，当订单处于已付款状态时，系统自动生成收款凭证；订单发货后，生成销售成本结转凭证等，减少人工录入凭证的工作量和错误率。
• 收入确认自动化
  • 建立确认规则：依据业务模式和会计准则，在系统中建立收入确认规则。比如，以订单完成交付且客户无异议作为收入确认的时点，系统根据订单状态和支付情况自动确认收入。
  • 对接支付平台：与支付平台进行接口对接，实时获取支付信息，确保收入数据的准确性和及时性。系统能够自动匹配订单与支付记录，确认收入到相应的会计期间和科目。
• 费用管理自动化
  • 费用报销流程优化：采用在线报销系统，员工通过系统提交报销申请，并上传相关凭证。系统利用 OCR 技术自动识别和提取凭证信息，进行初步审核，符合条件的申请自动进入审批流程。审批人可通过手机或电脑随时查看和审批申请，提高报销效率。
  • 成本费用自动核算：对于与电商业务相关的固定费用（如平台使用费、租金等）和变动费用（如运费、包装费等），设置系统规则，使其能够根据业务数据自动进行核算和分摊。如根据订单的发货数量和运费标准，自动计算并分摊运费到每个订单的成本中。
• 库存管理与财务的协同自动化
  • 库存数据同步：确保电商 ERP 系统中的库存数据与财务软件中的库存账目实时同步。当库存发生变动时，如采购入库、销售出库、退货入库等，系统自动更新库存数量和金额，并在财务账目中反映相应的存货增加或减少。
  • 成本核算自动化：根据库存的出入库数据，系统按照设定的成本核算方法（如先进先出法、加权平均法等）自动计算销售成本，并在销售发生时同步结转成本，保证财务报表中成本数据的准确性。
• 财务报表自动生成
  • 数据提取与整合：利用数据分析工具，设定定时任务，让系统定期从各个业务系统（如电商平台、电商 ERP 系统、支付平台等）中提取相关数据。
  • 报表模板设置：在财务软件中根据会计准则和企业管理需求，设置好各类财务报表模板，如资产负债表、利润表、现金流量表等。系统将提取的数据按照报表模板的格式和公式进行自动填充和计算，生成财务报表。同时，支持多维度分析，如按产品、店铺、渠道、时间等维度展示财务数据，为管理层提供详细的财务信息，帮助决策。

搭建后的维护与优化

• 数据监控与校验：定期检查系统自动生成的数据和报表，确保数据的准确性和完整性。设置数据校验规则，对关键数据进行比对和验证，如订单金额与支付金额、库存数量与财务账目等，发现异常及时排查原因并解决。
• 流程评估与改进：建立反馈机制，收集财务人员和业务部门的意见和建议，定期对电商财务自动化流程进行评估。根据业务发展和实际操作中的问题，及时优化流程和系统设置，确保自动化流程始终适应企业的需求。
• 系统更新与升级：随着电商业务的发展和技术的进步，及时对财务软件、电商 ERP 系统等进行更新和升级，以获取新的功能和更好的性能支持。同时，确保系统与电商平台、支付平台等的接口始终保持兼容，保障数据的正常传输和处理